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„Prozessbeschleuniger“ – Mehr Zeit für Bürger, Wirtschaft und Politik, weniger Aufwand für Aktenarbeit

Innovators Lounge Soest
„Prozessbeschleuniger“ – Mehr Zeit für Bürger, Wirtschaft und Politik, weniger Aufwand für Aktenarbeit

Innovative Problemlösungsansätze sowie gelungene Praxisbeispiele aus erster Hand und vor Ort erfahren. Dieser Methode bediente sich der Innovators Club erstmals im Rahmen seiner Innovators Lounge Mitte Juli in Soest. Im Sitzungssaal des Stadtrates diskutierten rund 40 kommunale Führungskräfte gemeinsam mit Vertretern aus Wirtschaft und Wissenschaft die Potentiale digitalisierter Verwaltungsverfahren und die Vor- und Nachteile digitalen Schriftgutmanagments. Die digitale Postbearbeitung wurde im Rahmen des Modellversuchs „Vernetzte Verwaltung“ des Landes Nordrhein-Westfalen unter anderem in der Stadt Soest erprobt.

Ratssaal der Stadt Soest
Immer mehr Verwaltungsprozesse laufen inzwischen digital ab. Das spart Zeit und Geld. Insbesondere für Kommunen ist diese Entwicklung äußerst bedeutsam, da die große Mehrheit der kommunalen logistischen Prozesse den Austausch von Informationen betrifft – intern, mit Bürgern oder mit Unternehmen. Einfacher Informationsaustausch, der nicht rechtsverbindlich ist, findet dabei auch heute schon vielfach per E-Mail oder anderen digitalen Informationsmedien statt. Rechtsverbindlich können auf diesem Wege Informationen bisher allerdings nur schwer ausgetauscht werden. Digitales Schriftgutmanagment eröffnet auf diesem Feld große Möglichkeiten.

Als Verwaltung sieben Tage in der Woche 24 Stunden erreichbar zu sein. Das ist die Zukunftsvision von Dr. Eckhard Ruthemeyer, Bürgermeister der Stadt Soest und Präsident des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen. „Es besteht bereits heute ein erhebliches technisches Potential im Bereich der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Nichtsdestotrotz bin ich der Meinung, dass sich in Zukunft noch immense Möglichkeiten innerhalb dieses Sektors ergeben werden und ausschöpfen lassen. Die Verwaltungen stehen vor einem erheblichen Wandel“, prognostizierte Ruthemeyer in seiner Begrüßungsrede. Investitionen in die Zukunft seien daher in allen Bereichen notwendig. So wird auch der Soester Bahnhof in dem derzeit größten Bahnhofsprojekt in NRW durch einen umfassenden Ausbau zukunftsfähig gemacht.

„Durch technische Lösungen ist es in der Arbeit der Verwaltungen möglich, Synergie- und Effizienzpotentiale zu erkennen und auszuschöpfen“, betonte Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, zu Beginn der Tagung. „Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse entsteht eine ‚Win-Win Situation’: Die Städte und Gemeinden arbeiten effizienter und sparen dabei Kosten. Dies wiederum kommt den Bürgerinnen und Bürgern zugute, da die Dienstleistungen der Kommunen preiswerter werden und die Bearbeitungszeiten sich verkürzen.“ Die Prozesse könnten dabei durch interkommunale Zusammenarbeit, also mittels Shared Services, erheblich vereinfacht werden, so Habbel. „Wir müssen daher den Weg von der Siloverwaltung hin zu der Netzwerkverwaltung einschlagen. Das Zukunftsmotto lautet Management digitaler Prozessketten im Verbund.“

Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz, referierte in einem Impulsvortrag über die Potentiale, die die digitale Verwaltung in sich birgt. Sachsen-Anhalt ist das erste Bundesland, das die Ausbildung für die Laufbahnen des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes in einem eigenen Fachbereich an einer allgemeinen Hochschule durchführt. Die Hochschule ist zwar die kleinste in Sachsen-Anhalt, trotzdem bietet sie in den Bereichen Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsökonomie, Europäisches Verwaltungsmanagement sowie Verwaltungsmanagement/eGovernment vielseitige Bachelorstudiengänge sowie den Masterstudiengang Public Management an. Insbesondere in diesen Gebieten können Forschungsprojekte dazu beitragen, technischen Zukunftsvisionen im Verwaltungssektor den Weg zu ebnen.

„Die Vision einer funktions- und bereichsübergreifenden digitalen Informationsverarbeitung ist bereits in vielen Köpfen vorhanden, in der Praxis ist dieses Vorhaben bisher allerdings nur bruchstückhaft realisiert“, sagte Stember. Es gelte jedoch in Zukunft noch einige Hindernisse und Hürden unter anderem in den Bereichen Technik und Sicherheit zu überwinden. „Die Pilotierungen in Soest und Lippstadt fungieren als wesentliche Beschleunigungsmotoren in diesem Prozess“, resümierte Stember.

Anschließend stellte Brigitte Sliwa, E-Government-Projektkoordinatorin der Stadt Soest, das Modellprojekt „Digitale Postbearbeitung“ vor, das in den letzten Monaten in Kooperation mit der Deutschen Post AG in den Städten Soest und Lippstadt sowie dem Märkischen Kreis durchgeführt wurde. Im Rahmen der digitalen Postbearbeitung solle gemeinschaftlich eine organisatorische und technische Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form gefunden werden. Im Kern gehe es darum, die Optimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs zu identifizieren, die fachlichen Kernanforderungen zu spezifizieren und ein auf andere Kommunen übertragbares Realisierungskonzept zu entwickeln, so Sliwa zu den Zielsetzungen des Projekts.

Mit Hilfe eines effizienten Dokumentenmanagementsystems werde eine medienbruchfreie Sachbearbeitung gewährleistet. Bislang werden Medienbrüche in der Regel beseitigt, indem Verwaltungsmitarbeiter der Fachbereiche die Daten händisch in den PC eingeben und dann elektronisch weiterbearbeiten. Dies koste eine Menge Zeit und verursache Kosten. Um solche Medienbrüche in Zukunft zu vermeiden, gelte es, die Daten- und Dokumentenströme zu optimieren. In einer Verwaltung mit einer durchgehenden digitalen Informationskette werde perspektivisch kaum ein Mitarbeiter mehr mit der Übersetzung von Medienformaten beschäftigt sein: Es würden keine Mehrfacheintragungen von Bürgerdaten und weniger Informationsverluste durch unterschiedliche Medienarten stattfinden. Wenn möglichst alle Informationen digital ankommen, in den Fach- und Standardanwendungen digital weiterverarbeitet werden und die Verwaltung auch wieder digital oder in einem dokumentensicheren Format verlassen, dann sind große Einspar- und Beschleunigungseffekte zu realisieren, so Sliwa.

Rund 60 Prozent der Prozesskosten können kommunale Verwaltungen mit Digitalem Schriftgutmanagement einsparen, ergab eine entsprechende Studie im Kreis Soest. Voraussetzung dafür: Die eingesetzten technischen Instrumente stellen keine Insellösung dar, sondern sind in vollektronische Prozesse integriert. Der Erfolg von E-Government-Lösungen ist daher im Wesentlichen davon abhängig, dass der Gesamtprozess unterstützt wird. Um die Potentiale der elektronischen Datenverarbeitung vollständig auszuschöpfen, müsse man deswegen die Geschäftsabläufe ganzheitlich optimieren. Langfristig müssten sämtliche Arbeitsvorgänge der Verwaltungen elektronisch bearbeitet werden, so Sliwa mit Bezug auf die Ergebnisse der Studie.

Überdies könnten durch die Digitalisierung logistische Prozesse mehrerer Kommunen im Rahmen von interkommunalen Kooperationen zusammen gefasst werden. Briefe könnten dann zentral digitalisiert und verteilt werden. Ein weiterer erheblicher Vorteil sei, dass die Digitalisierung der Logistik zu einer noch mehr bürgerorientierten Kultur in der Verwaltung beitragen könne, da die Mitarbeiter sich die Zeit nehmen könnten, auf Bürgerbedürfnisse einzugehen. In einem Abschlussbericht sollen im September dieses Jahres alle zentralen Ergebnisse der Pilotierungen dargestellt werden, berichtete Sliwa.

In einer Podiumsrunde unter der Moderation von Franz-Reinhard Habbel diskutieren Brigitte Sliwa, Walter Böhle, Stadt Lippstadt, Dirk Lönnecke, Kreisdirektor Kreis Soest, Heinz-Hermann Herbers von der Deutschen Post AG, Prof. Dr. Jürgen Stember, Hochschule Harz sowie Jürgen Platte, d-NRW, über die Herausforderungen einer fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung. „Rund eine Milliarde Briefe werden jährlich versenden. Dies stellt eine große logistische Herausforderung dar“, sagte Habbel. Beziehe man den internen Postversand mit ein, seien es sogar noch rund 50 Prozent mehr, ergänzte Böhle. Die Einführung des Digitalen Schriftgutmanagments sei deshalb in Zukunft notwendig, so Böhle. „Die zurzeit sehr aufwendigen Arbeitsschritte könnten erheblich optimiert werden.“

Die in Teilen defensive Haltung zu dem Thema Prozessoptimierung in der Verwaltung läge in erster Linie an den zurzeit noch teilweise vorhandenen Hemmnissen unter anderem in den Bereichen Rechtslage oder aber Finanzen, sagte Stember. „Die Einsparungspotentiale hinsichtlich der Prozessoptimierung sprechen jedoch für sich. Fortschritte in diesem Bereich sind deswegen notwendig“, sagte Stember.

Abschließend griffen die Teilnehmer in zwei Arbeitsgruppen mit unterschiedlicher Schwerpunktsetzung die Tagungsinhalte auf, um diese vertiefend zu diskutieren und Reformmöglichkeiten sowie Lösungsansätze für die eigene Kommune zu erarbeiten.

(Sandra Strang und Alexander Handschuh)

© DStGB, Berlin, 17.03.2011