Schließen

 

Meilenstein für die Verwaltung

Interview
Meilenstein für die Verwaltung

Herausforderung „elektronische Kommunikation“ – ein Hintergrundgespräch mit Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des DStGB und Dieter Sommer, Vertriebsdirektor Öffentlicher Sektor der Deutschen Post.

-

Kommunikation ist für Kommunen in Deutschland routinierter Alltag und zugleich alltägliche Herausforderung. Denn keine Branche verarbeitet so viele Daten wie Gemeinden, Städte und Kreise. Sie bedienen 80 Millionen Bürger und über 3,5 Millionen Unternehmen zwischen Flensburg und Sonthofen. Dabei findet die Kommunikation in beide Richtungen statt und ist die Basis für Millionen kommunaler Dienstleistungen. Bei Modernisierungen an dieser Stelle sind daher erhebliche Hebelwirkungen zu erwarten hinsichtlich der Leistungen aber auch hinsichtlich der Kosten. Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebunds (DStGB) hat das Potenzial klar vor Augen: „Unser Ziel ist, Leistungen schneller, preiswerter und qualitätsvoller an den Bürger, an den Unternehmer heranzutragen. Moderne Verwaltung ist ein Standortvorteil, den Deutschland auch nutzen kann.“

Katalysator für Kostensenkung und Verwaltungsreform

Dabei sind Kommunen sowohl Getriebene wie auch Treiber des Prozesses – vor allem angesichts der Kommunalen Finanzsituation. Sind wir effizient genug? – Das ist die allgegenwärtige Frage. Die häufige Antwort: Ja, wenn wir mit neuer Technologie Prozesse vereinfachen, können wir Kosten sparen. Habbel erläutert: „Gelder, die wir nicht für Administration brauchen, werden frei für wertschöpfende Tätigkeiten wie etwa Bildung, Kinderbetreuung und Beratung im sozialen Bereich.“ Dabei ist durchaus noch ein langer Weg für die Kommunen zu gehen. „Wir stehen am Anfang und haben in den nächsten Jahren große Aufgaben vor uns – ALLE Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und ebenen-übergreifende Prozessketten aufzubauen“, unterstreicht der Sprecher des DStGB, „ich glaube wir werden langfristig von einer neuen Form von Staatswesen ausgehen, wo Staat, Wirtschaft und Zivilgesellschaft in neuer Partnerschaft in einem Netzwerk arbeiten.“

Medienbrüche beseitigen – Integration schaffen

So ein Netzwerk bedarf geeigneter Instrumente, wie sie zunehmend bereitgestellt werden. „Verwaltungen haben mit dem E-Postbrief ein adäquates Instrument an der Hand, um die Welt des Informationsaustausches und der Dokumentenablage auf Papier in die digitale Welt zu überführen – etwa durch die Verknüpfung von elektronischer und klassischer Zustellung – und sie letzten Endes mit den gleichen Attributen auszustatten. Vor allem natürlich unter dem Gesichtspunkt der Vereinfachung der Prozesse in der digitalen Verwaltung“, sagt Dieter Sommer von der Deutschen Post. Die Integration bisher nicht verbundener Abläufe ist für die Kommunen essentiell, wie Franz-Reinhard Habbel betont: „Wir brauchen durchgehende Prozesse ohne Medienbrüche. Das ist ein ganz entscheidender Ansatz. Wenn der Bürger einen Antrag stellt, dann muss das funktionieren. Umgekehrt muss auch die Dienstleistung der Verwaltung elektronisch, sicher, schnell und effizient an den Bürger, an das Unternehmen kommuniziert werden. Wir sind hier auf einem Weg. Die Erneuerung der Verwaltung ist eine Generationenaufgabe. Auch hier wird es Wettbewerb geben – Städte, die das schneller handhaben. Das sind heute größere Städte wie Münster oder Orte im mittleren Bereich wie Arnsberg und auch kleinere Gemeinden, Kreise, die ihre Verwaltung reorganisieren. Dieser Prozess wird Schule machen.“

Kooperationen für die Zukunft

Neben der Integration, die Medienbrüche beseitigt, für mehr Transparenz sorgt und auch wirtschaftlich von Vorteil ist, gibt es noch einen weiteren Großtrend: die Kooperation. Ein Ansatz der sowohl zwischen Verwaltungen als auch mit der Wirtschaft und mit Dienstleistern gedacht werden kann. Die wahrscheinliche Perspektive für Habbel: „Ich glaube, dass Verwaltungen letztlich nicht mehr alle das Gleiche machen werden.“
Kooperations-Vorreiter sind die kommunalen Rechenzentren. Hinzu kommt das Cloud-Computing, also die Bereitstellung von Rechen- und Speicherkapazitäten sowie Software über das Internet. Beide werden für die moderne Verwaltung eine Schlüsselrolle spielen. Dabei haben Rechenzentren und die Bereitstellung von IT-Ressourcen über das Web auch eine direkte Verbindung zueinander: So können die „Infrastrukturen aus der Wolke“ zum Beispiel von den kommunalen Rechenzentren organisiert werden. „Wir können sogar so weit gehen, von einer „Dematerialisierung“ der Verwaltung zu sprechen. Vieles was heute die Bürger kennen, wird in die Cloud verschwinden. Es besteht sogar die Chance, die Ebenen-Trennung in Bund, Länder und Gemeinden aufzuweichen oder sogar zu überwinden“, blickt der Sprecher des DStGB in die Zukunft.

Realisierung mit Gütesiegel

Für die Realisierung von E-Government sind gerade Verwaltungen gehalten auf geprüfte und zertifizierte Technologien zurückzugreifen – aus Gründen der Sicherheit, der Kompatibilität und des Investitionsschutzes. Entsprechend gehört das Thema Sicherheit und Zuverlässigkeit zum Kernversprechen des seit über zwei Jahren am Markt verfügbaren E-Postbriefs. „Wir haben schon sehr frühzeitig Zertifizierungen angestoßen, unter anderem mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), der TÜV Nord Gruppe (TÜViT) und dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD). Wir haben Sicherheit ganz oben auf unserer Agenda“, unterstreicht Dieter Sommer. Und Franz-Reinhard Habbel bekräftigt „Ich sehe den E-Postbrief als einen Meilenstein der elektronischen Kommunikation, weil wir damit Daten rechtssicher austauschen können. Denn der Vertrauensschutz ist für uns eine Herausforderung. Wir glauben dass solche Dienste gut geeignet sind, die Transformation der Verwaltung in eine moderne bürgernahe voranzutreiben.“ Und Habbel weiter: „Es ist wichtig, dass wir dabei schon heute über gute Beispiele verfügen, um auch schneller einzuführen. Denn die Zeit wird knapp. Wir brauchen gute und sichere Lösungen in den nächsten Jahren.“

Gerade angesichts der Dringlichkeit vieler Investitionsentscheidungen sind die Handelnden in den Kommunen dankbar für Entscheidungshilfen beim Einkauf. „Zertifizierungen spielen eine große Rolle beim Einkauf und bei den Vergabevoraussetzungen. Deshalb glaube ich, dass langfristig nur Produkte einen Markt haben werden, die solchen Zertifizierungsansprüchen auch genügen“, sagt Habbel und sieht hier auch klare Effizienzvorteile: „Wir müssen auch bedenken, das wir nicht für jede kleinste Gemeinde einzelne Zertifizierungsmodelle oder Abläufe brauchen. Sondern das – wenn Produkte einmal zertifiziert sind – diese allgemein zum Einsatz kommen können. Im Einzelfall muss zwar immer die entsprechende Infrastruktur überprüft werden, dieser Check unterliegt dann aber nicht den Anforderungen einer Komplettprüfung. Hier können so Skaleneffekte genutzt werden. Was in einer Verwaltung rechtssicher und gut läuft, kann auch in einer anderen Verwaltung rechtssicher und gut laufen. Da habe ich gar keine Zweifel.“

Erfahrungswerte sind Werte

Durchgeführte Projekte und Pilotvorhaben mit dem E-Postbrief zeigen, dass der Weg zum Ziel einer medienbruchfreien elektronischen Kommunikation sehr unterschiedlich sein kann – entsprechend den geplanten Einsatzfeldern und gesetzlichen Voraussetzungen. „Wo besteht Schriftformerfordernis, wo nicht? Welche Fachverfahren sollen einbezogen werden? Welche Ressourcen werden benötigt? Das alles variiert von Kommune zu Kommune. Wir haben inzwischen einen Rahmen gesetzt, in dem kontinuierlich Projekte realisiert werden. Jedem einzelnen Anwender wird so entsprechend eine Lösung angeboten. Kooperationen mit kommunalen Rechenzentren und einzelnen Kommunen haben so ein Ziel, aber unterschiedliche Wege dorthin“, bilanziert Sommer das Projektgeschäft.

Auch der DStGB strebt an, eigene Erfahrungen zu machen. Daher wird der Dachverband den E-Postbrief selbst einsetzen. Ein Ausblick, den Franz-Reinhard Habbel gerne gibt: „Wir werden eigene Erfahrungen mit dem E-Postbrief in unseren Geschäftsstellen sammeln und an die Mitgliedsverbände in den einzelnen Bundesländern, die natürlich einen engen Kontakt zu den Städten und Gemeinden haben, weitergeben. Wir werden sicher über diese Form der Ansprache Erfahrungen bekommen und wir wollen diese auch bündeln. So werden wir einen Überblick bekommen, welche Effekte bei der Reorganisation von Prozessen ausgelöst wurden und welche Effekte sich langfristig für die Qualität der Kommunikation zu Bürgern und Unternehmen ergeben.“


-

© DStGB, Berlin, 10.05.2012