Wie müssen Kommunen ihre Verwaltungsprozesse strukturieren, um für die Zukunft gerüstet zu sein? Worin liegen die Potentiale im Bereich Transport und Logistik? Welche Synergieeffekte für die öffentliche Verwaltung ergeben sich aus einer elektronischen Datenverarbeitung? Oder aber: Welche Chancen bietet der Einsatz von Elektromobilen für Kommunen? Diese Fragen zeigen nur einen Ausschnitt aus dem Themenspektrum des 12. Deutschlandforums des Innovators Club. Die anwesenden Kommunalvertreter diskutierten am 11. und 12. November 2009 mit hochkarätigen Referenten unter dem Motto „Verwalten Gestalten“ verschiedene Aspekte des Einsatzes moderner Technologien in Städten und Gemeinden.
Zu Beginn der Tagung im „Alten Wasserwerk“ begrüßte Norbert Portz, Beigeordneter des DStGB, die Teilnehmer und skizzierte die Möglichkeiten, die sich aus der Anwendung von IuK-Technologien im Rahmen der verschiedensten Verwaltungsprozesse für Kommunen ergeben können und welche bedeutende Rolle dabei interkommunale Kooperationen spielen.
Mehr Bürgernähe und Effizienz durch digitale Datenbearbeitung
Das Zukunftsthema „Digitales Schriftgutmanagement“ stand anschließend im Mittelpunkt der Agenda des ersten Tages. „Der Wandel in der öffentlichen Verwaltung schreitet weiter voran. Während sich die Aktenschränke langsam leeren, füllen sich die Datenschränke. Die Geschäftsprozesse der Verwaltungen werden somit in Zukunft zunehmend digital abgewickelt“, prognostizierte Christian Stiefelhagen, Chief Sales Officer (CSO) bei der Deutschen Post AG. Mittels durchgehend digitaler Geschäftsprozesse könnten die Kommunalverwaltungen effizienter arbeiten, Bearbeitungszeiten verkürzen und so ihren Bürgerservice nachhaltig verbessern. Einen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit könnte dabei der „Online-Brief“ leisten. „Der Online-Brief ist die Kür in Sachen Dokumentenlogistik“, stellte Stiefelhagen in diesem Zusammenhang die Bedeutung eines neuen Angebotes der Deutschen Post AG heraus. Mit diesem Service biete sich für Städte und Gemeinden die Möglichkeit, die eingehende Tagespost direkt an die zuständigen Stellen weiterzuleiten, bei der sie von den Mitarbeitern am PC per Mausklick abgerufen und bearbeitet werden könne. Zu diesem Zweck werde die eingehende Post mittels Digitalisierung elektronisch verfügbar gemacht. Durch die damit einhergehende Automatisierung von Verwaltungsabläufen entfielen zahlreiche zeitaufwendige Prozessschritte und Medienbrüche. Daraus ergebe sich eine signifikante Reduktion des Bearbeitungsaufwandes, so Stiefelhagen.
Bis zu 80 Prozent Effizienzgewinne können kommunale Verwaltungen mit Digitalem Schriftgutmanagement erreichen, ergab eine entsprechende Studie im Kreis Soest. Voraussetzung dafür: Die eingesetzten technischen Instrumente stellen keine Insellösung dar, sondern sind in vollektronische Gesamtprozesse integriert. Um die Potentiale der elektronischen Datenverarbeitung vollständig auszuschöpfen, müsse man deswegen die „Geschäftsabläufe ganzheitlich optimieren“, betonte Stiefelhagen. Langfristig müssten die Arbeitsvorgänge der Verwaltungen elektronisch bearbeitet werden, so Stiefelhagen mit Bezug auf die Ergebnisse der Studie.
Interessante Erkenntnisse böten auch weitere Studienergebnisse: Große Teile der kommunalen Aufgaben seien E-Government-fähig und ließen sich dementsprechend elektronisch umsetzen, stellte Stiefelhagen die Ergebnisse vor. „Wir haben es uns als Deutsche Post AG zum Ziel gesetzt, nach innovativen Lösungen zu suchen, um gerade kommunale Verwaltungen in ihrer alltäglichen Arbeit zu unterstützen und sie langfristig zu entlasten.“
Die digitale Postbearbeitung wird derzeit im Rahmen des Modellversuchs „Vernetzte Verwaltung“ des Landes Nordrhein-Westfalen unter anderem in der Stadt Lippstadt erprobt. Christof Sommer, Bürgermeister der Stadt Lippstadt, bot in einem Impulsreferat auf dem 12. Deutschlandforum einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand des Projektes und ließ die Teilnehmer an den bisherigen Praxiserfahrungen aus seiner Stadt teilhaben.
Das nordrhein-westfälische Innenministerium wählte bereits Ende 2007 vier Vorhaben aus, die durch die Vernetzung ihrer Kommunalverwaltung neue Kooperationsformen erschließen und infolgedessen kommunale Dienstleistungen bei mindestens gleicher Qualität kostengünstiger anbieten wollen. Die Aufgabenstruktur sowie die Arbeitsabläufe von Kommunen sind dabei in hohem Maße vergleichbar, weshalb ein gemeinsames Vorgehen als äußerst sinnvoll erachtet werde, stellte Sommer fest.
Im Rahmen der digitalen Postbearbeitung solle gemeinschaftlich eine organisatorische und technische Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form gefunden werden, so Sommer. Mit Hilfe eines effizienten Dokumentenmanagementsystems werde eine medienbruchfreie Sachbearbeitung gewährleistet. Bislang werden Medienbrüche in der Regel beseitigt, indem Verwaltungsmitarbeiter der Fachbereiche die Daten händisch in den PC eingeben und dann elektronisch weiterbearbeiten. Dies beanspruche eine Menge Zeit und verursache Kosten. Um solche Medienbrüche zu vermeiden, gelte es, die Daten- und Dokumentenströme zu optimieren. Im Kern gehe es darum, die Optimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs zu identifizieren, die fachlichen Kernanforderungen zu spezifizieren und ein auf andere Kommunen übertragbares Realisierungskonzept zu entwickeln, so Sommer zu den Zielsetzungen des Projekts. Dabei spielt der Gedanke der interkommunalen Kooperation zur Generierung von Synergieeffekten eine bedeutende Rolle. Sommers Fazit: „Um die Potentiale, die eine solche Datenbearbeitung in sich berge, zu nutzen und mittels innovativer und optimierter Verwaltungen für die Zukunft gerüstet zu sein, muss man sich natürlich einigen Aufgaben und Herausforderungen stellen, die ein solches Projekt mit sich bringen würden.“
„Durch technische Lösungen ist es in der Arbeit der Verwaltungen möglich, Synergie- und Effizienzpotentiale zu erkennen und auszuschöpfen“, betonte auch Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, auf dem Deutschlandforum des Innovators Club. „Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse entsteht eine „Win-Win Situation“: Die Verwaltungen der Städte und Gemeinden arbeiten effizienter und sparen Kosten. Dies wiederum kommt den Bürgerinnen und Bürgern zugute, da die Dienstleistungen der Kommunen preiswerter werden und sich die Bearbeitungszeiten verkürzen.“ Langfristiges Ziel müsse es daher sein, Organisation und Technik intelligent zu verknüpfen und schließlich die verwaltungsinternen Prozesse elektronisch zu gestalten. „Nur auf diese Weise lassen sich dann wirklich signifikante Einsparpotentiale generieren“, so Habbel.
"RFID-Chips und elektronische Tinte"
Anschließend folgte auf den theoretischen Teil für die Teilnehmer umgehend ein praktischer. Im „Innovation Center“ von DHL und Deutscher Post in Troisdorf wurden die aktuellen Innovationen aus dem Bereich der Logistik präsentiert und die Teilnehmer erfuhren, wie die Herausforderungen im Transportwesen in Zukunft gemeistert werden können. Unter anderem wurden neuartige Identifikationssysteme – sogenannten RFID-Chips – vorgestellt, mit denen in Zukunft die Transportbehälter ausgestattet werden. Mit Hilfe von „elektronischer Tinte“, die beispielweise im neuen elektronischen E-Reader von Sony verwendet wird, wird eine Inhaltsbeschreibung des Transportguts auf ein Display projiziert. Durch die drahtlose Kontrolle jedes Produktes wird die Logistik somit schneller, effizienter und zuverlässiger. Die RFID-Technologie birgt zusätzliche Einsatzmöglichkeiten, wie etwa eine exakte Temperaturkontrolle von Sendungen entlang der Lieferkette. Durch einen erweiterten Sensor wird es in Zukunft möglich, zu verfolgen, zu welchem Zeitpunkt ein sensibles Produkt wie beispielsweise ein Impfstoff welche Temperatur hat und eine Unterbrechung der Kühlkette rechtzeitig zu erkennen und zu verhindern.
Im Anschluss zogen sich die Teilnehmer des 12. Deutschlandforums in die erste Workshopphase zurück. In zwei Arbeitsgruppen diskutierten die IC-Mitglieder zu weiteren Schwerpunktthemen. Diese lauteten „Permanent Beta – Verwaltung im dauerhaften Wandel“ sowie “Die Services von Morgen – Informations- und Kommunikationstechnologien als Wegbereiter moderner Lösungen für Kommunen“. Am Abend stand das mittlerweile traditionelle Kamingespräch auf der Agenda. Michael Garvens, Vorsitzender der Geschäftsführung der KölnBonn Airport GmbH, stellte im Rahmen der Abendveranstaltung die Bedeutung des Flughafens für die Region als Wirtschaftsmotor und Jobmaschine dar. In den letzten Jahren sei es gelungen, die Zahl der Passagiere deutlich zu steigern, die Effizienz zu erhöhen und die Position des Flughafens im internationalen Wettbewerb zu stärken. Dabei habe man vor allem auf die Identifizierung innovativer Trends und ein intelligentes Vermarktungskonzept gesetzt. Die Städte und Gemeinden im Umland würden von der gestiegenen Bedeutung vor allem dadurch profitieren, dass der Flughafen im Hinblick auf die Verkehrsinfrastruktur einen enormen Standortvorteil darstelle und vielen Menschen mit unterschiedlichstem Qualifikationshintergrund eine Beschäftigung biete, betonte Garvens.
Effizienter Straßenverkehr – „Innovation kann nicht früh genug beginnen“
Wie können Städte und Gemeinden kooperieren, um Verkehrsströme zu steuern, Belastungen zu verringern und den Verkehrsfluss zu verbessern? Vor allem: Was können Kommunen bereits heute tun, um auf die Verkehrsanforderungen von Morgen vorbereitet zu sein? Diese und weitere Fragen beschäftigte die Teilnehmer zu Beginn des zweiten Veranstaltungstages des 12. Deutschlandforums. Um diese zu beleuchten, hatte der IC Carsten Dalaff und Ronald Nippold vom Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt als Experten eingeladen. Sie stellten eine umfassende Strategie zur Datenverkehrserfassung dar und destillierten anschließend die sich daraus ergebenden Aufgaben für Kommunen heraus.
Die Entwicklung innovativer Maßnahmen zur Verkehrserfassung (Monitoring) und zur Steuerung der Verkehrsabläufe gehört dabei zu den zukünftigen Herausforderungen für Städte und Gemeinden im Bereich Verkehrsmanagement. Ob hochtechnisierte Verkehrsinformationssysteme, Satellitennavigation oder Mautsysteme – die Zukunft bringt intelligente, sichere und effiziente Applikationen zur Organisation unserer Mobilitätsbedürfnisse mit sich. Aufgrund der Komplexität sowie Mehrdimensionalität des Themenfeldes „Verkehrsmanagement“ sei zunächst die Formulierung einer alle Schwerpunkte verknüpfende, ganzheitlichen Strategie zur Verkehrsdatenerfassung von zentraler Bedeutung, so Nippold. In Zukunft werde der demografische Wandel und die damit einhergehende Änderung der Bevölkerungsstruktur zu völlig anderen Mobilitätsanforderungen führen. Um diesen neuen Bedürfnissen überhaupt gerecht werden zu können, müsse man im Bereich Straßenverkehr allerdings schon heute neue Technologien erkennen und nutzen. Nippold resümierte: „Wir müssen weg von den klassischen Verkehrssensoren hin zu der Nutzung moderner IuK-Technologien.“
Mit Blick auf die Chancen, die Intelligente Verkehrsleitsysteme für Kommunen bereithalten, konnte Nippold ein positives Fazit ziehen: Der Einsatz moderner Technologien in Transport und Verkehr helfe bei entsprechend breiter Anwendung Verkehrsabläufe effizienter zu gestalten, die Verkehrssicherheit zu erhöhen sowie verkehrsbedingte Umweltbelastungen zu verringern.
"Morgen Mobil - Elektromobilität als Zukunftsthema"
Ein weiteres Zukunftsthema für Städte und Gemeinden sind die Potentiale, die sich aus dem Einsatz von Elektromobilen im Straßenverkehr ergeben. Zu diesem Thema hatte der IC Volker Oelrich vom Amt für Stadtentwicklung und Statistik der Stadt Köln eingeladen. Unter dem Titel „Elektromobilität als Zukunftsthema für Städte und Gemeinden“ informierte er über ein unlängst gestartetes Pilotprojekt im Großraum Köln und skizzierte darauf bezugnehmend die Chancen und Herausforderungen der Elektromobilität für Kommunen.
Im Rahmen des Teilprojektes „cologneEmobil“, das auf dem Förderprogramm „Elektromobilität“ des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung fußt, sollen innerhalb der nächsten eineinhalb Jahre 25 Elektromobile ihren Einsatz im Kölner Straßenverkehr finden. Durch dieses Projekt könne man einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Erreichung der gesetzten Umweltziele machen. Durch die umfangreichen Tests in den Modellregionen könnten die dort gesammelten Erfahrungen weiteren Städten und Gemeinden die Einführung der Elektromobilität langfristig erleichtern.
Für Städte und Gemeinden würden sich insgesamt aus dem Einsatz der mit Batterie und Brennstoffzellen betriebenen Elektrofahrzeuge vor allem Chancen im Bereich der lokalen Wertschöpfung sowie eine erhebliche Aufwertung ihres Images und eine Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit ergeben, so Oelrich zu den Chancen der Elektromobilität.
Dass die Elektromobilität auch eine Vielzahl an Herausforderungen in sich berge, sei dennoch klar. Bereits bis zum Jahr 2020 will der Bund eine Million am Stromnetz aufladbare Plugin-Hybrid-Fahrzeuge in den Straßenverkehr integrieren. Davon sollen in Köln rund 10.000 zum Einsatz kommen, berichtete Oelrich. Insbesondere für die Infrastruktur in den Kommunen sei ein solches Ziel allerdings ambitioniert, da öffentliche Ladestationen oder auf Elektrofahrzeuge ausgerichtete Parkplätze erst noch geschaffen werden müssten. Und auch auf der technischen Seite gelte es noch einige Probleme zu lösen. Zunächst müssten sich neue Konsortien bilden, die aus Automobilindustrie, Energieversorgern und Kommunen bestehen. Weiterhin gelte es, nach geeigneten und leistungsfähigen Energiespeichern zu suchen. Dazu müssten die infrastrukturellen Rahmenbedingungen für die breite Durchsetzung von Elektromobilen sowie innovative Geschäftsmodelle noch umfassender erörtert werden. Es gelte innovative und nachhaltige Stadtmobilitätskonzepte zu finden und darauf aufbauend ein integriertes Gesamtkonzept für Verkehr und Mobilität zu entwickeln.
Die wesentliche Voraussetzung für den Einsatz effizienter Energiesparmaßnahmen bilden dabei die Einführung intelligenter Verbrauchszähler (Smart Meters) sowie die damit einhergehende allmähliche Schaffung eines flächendeckenden intelligenten Stromnetzes (Smart Grid). Der große Nutzen der Smart Meters wird dabei im Bereich der Elektromobilität besonders deutlich: Elektromobile könnten als „rollende Energiespeicher“ für schwankende Energieauslastungen und unregelmäßig verfügbaren Strom, etwa aus Windkraft, eingesetzt werden. Mittels der „intelligenten Stromzähler“ werden Elektroautos zu niedrigen Stromlastzeiten selbstständig aufgetankt. Tagsüber, etwa beim Parken vor dem Büro, speisen die Fahrzeuge wiederum einen Teil ihrer Stromladung zurück ins Netz. Die Bedeutung der „intelligenten Stromzähler“ sei allerdings bislang beim Thema „Elektromobilität“ noch nicht ausreichend berücksichtigt worden, so Oelrich. Auch hier gäbe es noch einige technische Herausforderungen zu bewältigen.
Die anschließende Diskussionsrunde zwischen Experte und Teilnehmern bot aufgrund vieler Vorteile, aber auch Nachteile, die das Thema Elektromobilität umfasst, eine Menge an interessantem Gesprächsstoff. Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des DStGB, prognostizierte eine womöglich aufkommende Diskrepanz zwischen Ballungszentren auf der einen und ländlichen Regionen auf der anderen Seite. Dass daraus eine Art „Elektromobilitätsspaltung“ entstehen könnte, konnte Oelrich nicht bestätigen. Zwar würden die Ballungsräume aufgrund der günstigeren Ausgangsbedingungen eine Vorreiterrolle als Modellregionen einnehmen, letztlich würden die ländlichen Regionen aber von diesen Erfahrungswerten nur profitieren. Auf die Frage, ob überhaupt eine ausreichende Akzeptanz beim Endkunden für die Elektromobile vorhanden sei, antwortete Oelrich, dass dazu auch das Engagement der Automobilhersteller von Nöten sei. Die Nachfrage nach Hybridfahrzeugen sei in der Bevölkerung jedenfalls bereits jetzt durchaus zu verzeichnen.
Im Anschluss an beide Impulsreferate folgte eine weitere Workshopphase. Inhaltlich mit den Vorträgen verbunden befassten sich die Arbeitsgruppen nun die mit den Themenschwerpunkten „Elektromobilität- Perspektiven und Herausforderungen für Kommunen“ sowie „Green IT – Klimaschutz durch den Einsatz von modernen Informationstechnologien“. Die Gruppen boten eine geeignete Plattform, um die in den Vorträgen gesammelten Eindrücke zu diskutieren.
Abgerundet wurden zwei informationsreiche Veranstaltungstage durch eine Führung durch das höchste Bürogebäude Nordrhein-Westfalens: den Post-Tower in Bonn. Auch hier begegneten die Teilnehmer des Forums innovativer Technik: Die zweischalige Glasfassade und weitere intelligente Konzepte machen das Gebäude besonders energieeffizient. Dazu zählt auch ein grundwasserbasiertes Kühlsystem. Zum Ausklang von zwei informativen Tagen bot sich den Teilnehmern des 12. Deutschlandforums aus dem 30. Stock des eindrucksvollen Gebäudes ein weitreichender Blick über Bonn und das Rheintal.
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